東京メールサービス株式会社（以下、「当社」という。）は、メーリング、物流管理、セールスプロモーション等を主とする事業の受託会社です。現在、セキュリティ環境と高品質なシステム作りを最重要課題と位置付け、お客様の安心を得られるサービス提供に日々努めております。さらに今後、情報伝達を通じて、社会に貢献する企業を目指しています。このような事業活動を推進するうえで、お客様の個人情報を利用させていただく場合がございますが、個人情報保護の重要性を十分認識し、次の方針に基づき取り組んで参ります。

1.当社は、業務上の必要な範囲内で、適法かつ公正な手段により個人情報を取得し、利用し、提供します。
2.当社は、業務に必要な範囲を超えて利用（目的外利用）を行わないと共に、そのための措置を講じます。
3.当社は、個人情報の、漏えい・滅失・き損を防止し、是正を行い、個人情報の安全管理のため必要な措置を講じます。
4.当社は、当社内に個人情報保護マネジメントシステムを構築し、これを継続的改善します。
5.当社は、個人情報保護方針、個人情報の開示手続き等のお問い合せ、及び苦情・相談は、専用にて窓口にて、迅速に対応します。
6.個人情報の取扱いに関する法令、国が定める指針その他の規範を遵守します。
7.当社は、個人情報保護に関する管理規定及び管理体制を整備し、全社員で徹底して運用するとともに定期的な見直しを行い、個人情報保護マネジメントシステムの継続的な改善に努めます。

JIS Q 15001:2017に基づき、以下の事項について公表いたします。

1．個人情報の利用目的の公表の関する事項

(1)保有個人データの利用目的
1.当社の契約に伴って得した個人情報
その契約上の権利義務の履行および当社サービスのご案内のために利用するものとします。
2.営業々務等で取得した個人情報
業務上の連絡等に利用するものとします。
3.当社の社員、退職者および採用応募者等の個人情報
雇用、人事、労務管理および採用等のために利用するものとします。
4.当社へ来社された方に関する個人情報
当社のセキュリティの確保のために利用するものとします。
5.当社へお問合せいただいた方に関する個人情報
当該お問合せ内容の確認、回答のために利用するものとします。
6.当社が明示した利用目的にご同意いただいた上で取得した個人情報
その利用目的のために利用するものとします。

(2)それ以外の個人情報の利用目的
・現在、当社が依頼主様から委託されている個人情報の利用目的は以下のとおりです。
1.製品・商品案内のダイレクトメールにおける発送代行業務のため
2.流通加工における、商品の梱包代行業務のため
・一般に市販、公表されている書籍、ホームページ等から取得した個人情報は当社のサービスのご案内のために利用するものとします。

2．個人情報の第三者提供に関する事項

当社は、お客さまから取得いたしました個人情報を適切に管理し、予めお客さまの同意を得ることなく第三者に提供することはありません。ただし、次の場合は除きます。

(1)法令に基づく場合
(2) 人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(3)公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合であって、本人の同意を得ることが困難であるとき
(4)国の機関若しくは地方公共団体又はその委託を受けた者が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合であって、 本人の同意を得ることにより当該事務の遂行に支障を及ぼすおそれがあるとき

3．開示等の求めに応じる手続に関する事項

当社が保有する｢保有個人データ｣について、ご本人またはその代理人からの利用目的の通知、開示、訂正等（訂正、追加、削除）、利用停止等（利用の停止、消去、第三者提供の停止）のご請求につきましては、以下のとおり対応させて頂きます。

手続き
当社が保有する保有個人データに対する利用目的の通知等、各種ご請求につきましては、下記の問合せ窓口まで、電話または電子メールにてご連絡下さい。なお、お問い合わせ頂いた際、ご本人様であることを確認するために、お名前、ご住所、お電話番号、生年月日等をお聞きする場合がありますことをご了承下さい。
当社よりご指定の宛先（郵送先又は電子メールアドレス）にご請求に関する用紙を送付致しますので、必要事項をご記入の上、ご返送下さい。尚、代理人によるご請求の場合は、ご本人からの委任状並びに、ご本人と代理人が確認できる公的な証明書を同封してください。
ご請求内容を確認後、当社内での処理を経て、書面にて回答いたします。

手続きに要する費用
利用目的の開示並びに個人情報の開示にあたりましては、1,000円をご指定の口座にお振込み下さい。振込み手数料につきましては、ご負担をお願いいたします。（口座番号につきましては、ご請求に関する用紙の送付の際、同封いたします。）
尚、ご請求に関するご回答時の郵送代は、当社負担とさせて頂きます。

ご請求に際して取得した個人情報の取扱い
ご請求に際して、取得した個人情報につきましては、ご請求手続きのみに利用し、当社からのご回答後6ヶ月間の保管期間を経て、適切な方法で廃棄いたします。
また、保管期間中におきましても、個人情報の保護のために適切な安全管理をいたします。

当社は、保有する個人データの本人又はその代理人（法定代理人 / 委任に基づく代理人）からの「利用目的の通知、個人情報の開示、訂正、追加、削除、利用停止、消去および第三者提供停止の求め」（以下「開示等の求め」といいます）について、次の手続等に基づき対応させていただきます。なお、当社が業務受託しており、当社に開示等の権限がない個人データは開示等のご請求の対象とはなりませんので、ご了承をお願いします。

(1)開示等の求めの申請先
当社が保有する保有個人データに対する利用目的の通知等、各種ご請求につきましては、下記の問合せ窓口（「8.個人情報のお問合せ窓口」に記載）まで、電話または電子メールにてご連絡下さい。
なお、封筒にてご提出いただく場合は、朱書きで「開示等請求書類在中」とお書き添えいただければ幸いです。
〒351-0014 埼玉県朝霞市膝折町4-22-60 東京メールサービス株式会社 個人情報ご相談窓口宛

(2)開示等の求めの際に提出いただく書類
開示等の求めを行う場合は、次の申請書（A）を個人情報ご相談窓口迄ご請求頂き、所定の事項をすべてご記入の上、本人確認のための書類（B）又は代理人確認のための書類（C）を同封してお送りください。
A. 当社所定の申請書
・当社指定の様式請求先：個人情報ご相談窓口
電話番号：048-465-0222 受付時間：月曜日から金曜日(祝祭日・当社休業日は除く) 9:30～17:30
B. 本人確認のための書類
・運転免許証、パスポートなどのコピーまたは公的書類など 1通
C. 代理人確認のための書類
・請求者の委任状
・請求者本人の運転免許証、パスポートなどのコピーまたは公的書類など 1通
・代理人の運転免許証、パスポートなどのコピーまたは公的書類など 1通

(3)開示等の求めの手数料およびそのお支払い方法
各申請のうち、「利用目的通知申請 / 個人情報開示申請」の場合には手数料として、1通の申請につき 1,000円を申し受けます。申請の数に応じた金額分の手数料を申請書類に同封して下さい。(注) 手数料が同封されていなかった場合、および、不足していた場合には、原則申請書記載の住所宛てにその旨のご連絡を差し上げますが、ご連絡発信後30日以内にお支払いがない場合には、その日の翌日をもって開示申請はなかったものとして取り扱わせていただきますので、予めご了承をお願いします。

(4)回答方法
申請書に記載された、申請者の住所宛てに書面をもってご回答申し上げますが、予め申請書に「開示の実施方法等」が記載されている場合は、記載の方法にてご回答申し上げます。

(5)開示等の求めに伴い当社が取得した個人情報について
開示等の求めに際して当社が取得した個人情報については、開示等の求めに必要な範囲内でのみ取り扱うものとします。

4. 個人情報の取扱いの委託について

取得した個人情報は採用業務において全部又は、一部を委託する場合があります。その場合には、当社において最善の考慮を行います。

5．個人情報に関するお問合せ窓口

保有個人データに関わるものを含め、個人情報の取扱についての苦情・相談、問合せは、下記の【問合せ窓口】までお申し出ください。

6.所属する認定個人情報保護団体の名称および苦情の解決の申し出先

・認定個人情報保護団体の名称
　一般財団法人日本情報経済社会推進協会
・苦情の解決の申し出先
　個人情報保護苦情相談室
　住所 〒106-0032 東京都港区六本木一丁目9番9号六本木ファーストビル内
　電話番号 03-5860-7565 0120-700-779
　【当社の商品・サービスに関する問合わせ先ではございません】

7.個人情報の安全管理のために講じた措置について

当社では、個人情報を厳正に取り扱うため、JIS Q 15001に準拠した個人情報保護方針を基に、個人情報保護規程を策定し、個人情報保護マネジメントシステムを運用しております。
個人情報の適正な取扱いの確保のため、組織的・人的・物理的・技術的の4つの観点より安全管理措置を講じております。
具体的な安全管理措置については下記【問合せ窓口】よりお問い合わせください。

8.個人情報の取扱事業者の名称及び住所並びに法人にあたってはその代表者の氏名

事業者名 ：東京メールサービス株式会社
代表取締役：上田平　敦史
住所 ：埼玉県朝霞市膝折町4-22-60

9.個人情報保護管理者（若しくはその代理人）の氏名又は職名、所属及び連絡先

個人情報保護管理者：上田平　敦史
電子メール　　　　：abc@tm-service.co.jp
電話番号　　　　　：048-465-0222

【問合せ窓口】

窓口の名称：個人情報問合せ窓口
連絡先
　窓口責任者：石川　成一
　住所　　　：埼玉県朝霞市膝折町4-22-60
　電話/FAX　：048-465-0222